【CPP114】訊：日報表在許多企業中都不受職工歡迎，究其原因，是其常被誤解為一種對員工個人成績、工作表現的評價工具。不僅如此，許多管理干部和企業領導也經常低估報表統計工作在企業管理中的巨大作用。但我們應該意識到，每一位員工所完成的工作不僅體現其自身的工作成績，同時也反映出企業、部門整體的工作業績。企業要想在競爭激烈的市場中立足，必須在清楚各項成本的基礎上，在企業內部建立一個全面的報表統計制度，并充分利用報表統計提供的數據來改進企業管理工作。
 

　　有一家印刷企業，新購置了一臺高寶5色上光膠印機。該設備在技術上非常先進，但運行情況并不理想，實際利用率只有76%。對此現象，膠印車間主任解釋是由每班開機前的準備時間及下班停機前的整理時間過長造成的，且認為對于這種72cm×104cm對開幅面的設備，每天兩小時的準備時間和整理時間很正常。但隨后進行的數據分析表明原因并不在此。調查發現，車間操作人員沒有在日報表上如實填寫諸如停機、等工、等印版、等紙、缺少印件施工單等項，造成管理及決策數據失效。
 

　　經深入分析，新一代印刷機調試準備時間幾乎縮短了一半，且印刷速度大幅提高，使得每臺設備對印版需求幾乎增加了30%。而該廠從事拼版、曬版工序的人員不夠，難以滿足高速印刷機的需求。同時，曬版人員忙中出錯，還會生產出許多廢版。對此，企業采取了多種補救措施，例如：請來德國專家對曬版工作人員進行培訓，統一曬版工序質量標準；從外廠調來熟練操作人員；把部分拼版任務外發加工，補充一部分生產加工能力等。但由于外加工的供貨時間常常得不到保證，每次供版時間推遲仍會造成等版、停機。此外，生產組織管理問題又不能通過正確的日報表填寫及時反饋給管理者進行糾正。
 

　　企業日報表統計的應用
 

　　企業日報表統計主要是為建立生產數據庫服務的，生產數據庫是統一管理、組織、維護和提供生產管理所需數據的子系統。它是生產管理系統的數據中心，集中建立和維護生產經營所必須的基本數據資源，為生產經營部門所共享。
 

　　對企業生產的調控主要集中在3個層次上：第一層：計劃與監督；第二層：調整；第三層：執行。
 

　　所有這3層的工作都建立在企業數據的搜集和分析上，所以有了相應的計劃數據、調節數據和結果數據這3個概念。當管理發生在第一層次，要對企業第二年的生產安排進行計劃時，就必須對企業上年度的經營成果進行數據（結果數據）搜集、整理。當然，車間發生數據還應包括原材料消耗以及外加工部分。
 

　　數據的填寫要具體到每一天、每一個班次。例如：
 

　　1、針對廠內生產設備，相應報表中應反映在這臺設備上加工的訂單及工序名稱，工作開始和結束時間、時間長短、時間類型（調試、生產、中斷、停機及輔助時間），工藝要求（影響因素如印量、紙張等級、制版難度系數等），數量（正品數量、次品數量）等。
 

　　2、針對每一份訂單，相應報表中應反映加工此單的工藝流程及設備，加工時間點（起始、結束）、時間類型和長短，數量（正品數量、次品數量），消耗材料種類及數量，外加工（種類、尺寸、數量）等。
 

　　3、針對每一位操作者，相應報表中應反映工作時間點（上下班時間）、時間類型（正常班、加班、輪班）和長短。
 

　　以上介紹了對企業管理人員相對重要的數據來源，數據來源正確、真實反映企業情況，才是最有價值的。目前，國外同行管理企業的數據統計工作已實現電腦化，不需要大量的人工操作和相應的統計職能部門，電腦已和設備聯網，大量信息處理工作已由電腦完成，能及時反饋到管理層。在2003年11月于上海舉辦的中國國際全印展上，由德國CDF公司開發的印刷企業管理軟件已能和印刷設備聯網。領機操作設備時，只需拿起讀碼器將日報表上相應的工作讀入，不需操作人員再用手工填寫，避免了誤寫和有意隱瞞的現象。大量的信息由電腦處理，管理人員的電腦只需和中央信息控制中心聯網，即可及時了解企業的生產狀況，詳細到印刷機正在印什么產品、已印了多少，節省了大量時間。
 

　　如果我們再將獲得的數據定期按照天數、班次、工作崗位、設備、任務種類及操作人員進行匯總，將成本具體分攤、定期總結，管理人員就能真實地了解每臺設備的實際生產能力、每份訂單的實際獲利情況。而訂單實際獲利是個十分重要的概念，管理人員關心的是每份訂單的贏利情況，以便對報價做出調整或改變工藝、降低成本。日報表的作用是搜集生產中的實際發生情況，與報價中各項成本的預計情況進行比較，分析偏差產生的原因，找到改進的方法，其也是員工工資分配的基礎。
 

　　目前印刷行業發展十分迅速，大量的先進設備不斷進入中國市場。在購買設備后，關鍵是要進行充分管理，發揮其最大效能。有的企業引進了數百萬元的生產線，卻因為缺乏細致周密的市場調研導致設備到位后業務不足；另外有的企業則對生產工藝的設計和實施帶有隨意性，對員工的培訓也不到位。這都是管理人員應當盡量避免的。
 

　　任何一臺單張紙膠印機，即使是最先進的，如果它加工的產品經常是短版活，平均調試準備時間也會高達30%或者更多，再加上正式印刷過程中可能出現的停機中斷時間，可能達到40%。在這段時間里，機器沒有完成印刷，也就未能創造效益。
 

　　關于生產時間的種類，印刷企業管理中有這樣的論述。
 

　　為了增大企業資源的有效利用，必須增加生產時間。增加生產時間就要考慮是否將生產由一班改為兩班或三班；要想提高設備的實際利用率，就要縮短生產時間中的次要時間，了解次要時間及中斷時間在總時間中所占的比例。在技術及組織方面，企業報表數據將會為我們了解故障的原因提供極大幫助。通過對時間進行分類及計算每一項在總時間中的比例，企業組織者可以找出管理中的薄弱環節。而這一點也是企業確定其工作方法、措施，改進生產及信息管理，制定設備及人員使用和員工培訓的基礎。
 

　　目前國外對日報表上數據的采集已實行電腦化，方法主要有電腦和生產設備聯網，且改手工填寫為讀碼器讀入，國內目前也開發了許多相關軟件，不少企業也在積極改變手工填寫報表或原材料消耗單、手工處理大量數據的方法。
 

　　建立完整的企業內部信息搜集機構
 

　　調整、控制工作在計劃及監督層次之后。利用報表提供的數據，比較計劃值與實際值，找出偏差，分析偏差產生的原因并予以糾正，這就是控制工作。這項工作要求從車間獲得的數據要有很強的時間性、即時性。以往利用日報表對數據進行手工統計對于現代管理已成為歷史。精確、全面、及時的企業報表統計工作建立在印刷企業管理軟件之上。在德國，小到十幾人、大到上百人的印刷企業普遍采用了行業管理軟件對企業生產過程進行管理。
 

　　對數據的及時采集和處理基于日報表管理系統。這套系統包含生產數據采集和原材料數據采集，由一臺中央處理機及分散安裝在各臺設備及手工工作崗位上的單個終端機組成，具體如下。
 

　　1、設備終端電腦：固定安裝在印刷機上，能自動記錄時間及印刷數量，但生產中斷的原因需要領機人工輸入。
 

　　2、部門終端電腦：主要針對印刷企業生產中手工工作較多的崗位，每臺由多位操作人員使用。除了由數據管理系統供應商提供硬件設施外，PC機作為這種系統的終端應用也越來越廣。
 

　　3、移動信息采集設備：這種小型輕便的設備可以放在工作臺上，也可以隨身攜帶。由一人或多人操作，它能將生產數據及原材料消耗情況按照設定的菜單格式采用數字鍵盤或字母編碼輸入到系統。此外，還有使用條碼識讀器獲得數據的方法。
 

　　這套系統基于企業現有的財務核算及管理系統，并配置合適的印刷管理軟件。軟件供應商只需針對企業不同情況對成本點、任務單、工作過程、原材料及人員進行編碼或設定成條碼供每一個工作崗位使用。很多企業管理者往往注重設備等硬件的投資，辦公管理結構過于龐大。若采用先進的行業管理軟件進行數據采集、分析，則能節約很多人工，做到各部門資源共享。
 

　　利用手工報表完成數據采集
 

　　成本應按照成本發生的原則分攤到每一臺設備及每一份訂單中。如果企業還未使用印刷管理軟件，那么手工填寫日報表也能對生產活動及原材料消耗進行分類及統計。雖然企業的具體情況千差萬別，但企業管理原則是一樣的，以下一些規則在對訂單、工時、原材料消耗進行具體分析時應該考慮。
 

　　1、對數據進行歸類
 

　　發生在生產崗位上的數據應按天、班次、人員、訂單、委印客戶、生產工藝過程及原材料種類進行分類統計。
 

　　2、時間的填寫
 

　　生產時間應按時間種類（生產時間、輔助時間、無效時間）及時間影響因素（如印版的難印程度、紙張的定量、印刷數量）進行填寫。除此以外，生產過程也應如實填寫，如基本調試、換版、換墨、正式印刷等。
 

　　3、數量填寫
 

　　生產時間直接影響實際質量。用每一個生產過程所花費的時間除以生產數量就可得出單位數量消耗的時間，例如拼一張版、曬一次版、換一次墨等，這為車間內部制定任務指標打下了基礎。
 

　　4、原材料消耗填寫
 

　　中小型企業中原材料通常按照種類、數量的不同在日報表中反映出來。
 

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