【CPP114】訊：IT項目無論在大型商業機構，或中小企業都擔當了一定的角色，而在你每天的生活中，或多或少都會遇上涉及此范疇的東西，就由你早上起床計起，你拿著的PDA手機(電子私人助理)開始，看看今天約會了那位老板吃飯，或與那位供應商見面，又或到晚上回家上網看facebook，與朋友聊天那一刻，都存在著IT成分。只是大家又有否察覺得到？

　　或有沒有好好利用呢？今天我們就談談印刷業進行的IT項目計劃，讓大家對此有更深的了解。

　　企業在IT項目上的需求

　　以中小企印刷業為例，一般的日常運作分為檔案儲存、客戶報價、定單處理、工序流程分配，以及物料庫存管理。當中以工序流程較為重要，從訂單開始，客戶及管理層都想隨時知道有關的工程單進度，這都不難理解，在客戶的角度上，他們希望隨時知道甚麼時候產品可完成，以便進行貨運或市場銷售。在內部管理層的角度上，他們想知道工程進度的情況，如何安排人手工作，按工程單需要向供應商訂購物料(如紙張、油墨)，這可控制成本之余，還可減少積存滯銷存貨或物料不足的問題。

　　商業解決方案
　　
　　一個合適的IT方案對所有業務是有利而無害，當然要配合各行各業的實際需要才可見效。今天香港大部分印刷業的大型廠房已移遷了內地，而中小型的印刷廠還在香港辛勤的打拼。而中小企正正就需要有系統化的改善，才可與員工及客戶的合作關系緊緊連成一線，這樣才能夠於有限的資源中獲取最大的利益，相信亦是各廠家、東主及管理層的愿景。

　　簡易流程管理結合條碼(barcode)應用

　　在每天大量的單據進出，中小企很不容易知道每張工程單的進度，或預測到工程能於那個時候可完成，如有一系統可從訂單開始就加入自動識別碼(即條碼)來管理工程及生產程序，對中小企來說便是最理想不過了。主要的操作即是由第一張確應單開始就加入條碼，無論外發單或國內廠房加工單，都可透過條碼掃描跟進，配合簡易操作。管理層或同事就可容易地知道生產進程，那么就可減少以往與同事及客戶之間在工程延誤上的問題，從而改善溝通的誤會，增加工作效益。

　　投資及回報

　　進行以上建議流程管理的系統投資，分為兩大方向，一是DIY自己建造，二是從市場上選購回來使用。當然，自己建造在金錢成本上有可能比外購回來便宜點，但在人力資源成本上就增加了不少，因要考慮的因素有很多。小老板可在電腦場上組裝，或全公司總動員齊齊想辦法，那么工程誰處理？那不是損失重大，得不償失，還說得上有效益嗎？

　　不用擔心，在市場上也有相關系統可供企業選購，大的系統如ERP，中的有MIS，小型的有Job Tracker，以上都可在市場上選購，還有一般供應商除提供標準裝系統外，還有些可按企業需要提供度身訂做服務，任君選擇。

　　以下是市場上一些相關系統資料：與大家分享以作參考之用。

　　Job Tracke工程單追蹤

　　Job Tracker是三大應用系統中較易實行的系統：即『入門系統』。系統主要管理日常工程單，并套上條碼編號，方便日後以條碼掃瞄器閱讀，減少抄寫錯誤，而用戶可按工程單需要，設置工序指示，例如印前制品設計、物料定購、出菲林或CTP、排版、切紙、印制、後加工或外判工序等，用戶都可自由設定，而用戶可跟據工序的次序，用條碼掃瞄器閱讀印在工程單上的條碼，由開始、到進行、以至工序完成，都用條碼掃瞄器閱讀，直接寫入系統內，減少鍵盤輸入，而管理人就可透過系統圖表，或報表查閱工序進度，方便與同事或客戶間溝通。

　　ERP企業資源規劃

　　ERP系統當然是以上最全面的系統，適合一些大型生產機構使用，當中組件包括報價、定訂、物料采購、工程單管理、會計及船期等功能，非常仔細，當然成本也比兩者為高，不但金錢上，也要有充裕的人力資源才能成事，回報自然有所不同。

　　MISP印刷業資訊管理系統


　　MISP算是以上兩種系統之間的平衡，系統內也有工程單管理、工序設定、存倉管理、實時追蹤、系統報告等資訊，而MISP支援多款專業流動手帳電腦，用戶可選購適合的型號，以流動方式從手帳電腦查閱工程單資訊，或輸入相關記錄，如流程進度、生產時的突發事件(洗機、上油墨、維修等)、紙品存倉或物料提存等資訊，透過數據傳送，送到伺服器上，更新日常運作記錄。

　　結語

　　以上三種系統都有其特色，用戶選購時應了解公司的實際需要，再衡量可付出多少，最好在選購前，與日後使用系統的相關員工多點討論，列出所有需要，加以分析，以及與專家顧問研究哪個方案較適合，最後才作出決定。 


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