【我要印】OA，Office Automation，中文為辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)用于企業(yè)的流程管理、計劃控制和知識共享，是企業(yè)強(qiáng)化內(nèi)部管理、提升工作效率的重要信息化工具。根據(jù)賽迪發(fā)布的《中小企業(yè)信息化發(fā)展報告》，48%的中小企業(yè)選擇使用OA，位居各類業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的第二位，甚至高于進(jìn)銷存管理。專家對此的評價是中國企業(yè)普遍存在著迅速規(guī)范管理、提高效率的需求，因為產(chǎn)品存在著被快速復(fù)制的風(fēng)險，惟有優(yōu)化的流程才是企業(yè)在競爭中獲勝的生存之道。但是，專家也發(fā)現(xiàn)雖然上馬OA系統(tǒng)的企業(yè)眾多，但能夠發(fā)揮出OA全部功效的卻少之又少，這究竟是怎么回事呢？

　　案例一：十項全能，還是單項冠軍？

　　A電子儀器公司是家典型的生產(chǎn)制作型企業(yè)，今年的目標(biāo)是精細(xì)管理，為此IT信息中心的總監(jiān)白先生，策劃并實施了公司的OA項目，加載的模塊包括公文流轉(zhuǎn)、人事計劃、協(xié)作辦公、資產(chǎn)管理、費(fèi)用報銷和視頻會議等。白先生為了這個項目夜以繼日的工作了三個月，總算在2007年年中完工上線。豈料到項目上馬后，白先生變得更忙了。成天日，各個部門的求救電話絡(luò)繹不絕，系統(tǒng)就像個百病纏生的病人，這個問題剛解決，那個問題又出現(xiàn)。不得已，A公司只得暫停了這套系統(tǒng)的使用，白先生半年的心血算是白白浪費(fèi)。

　　點(diǎn)評：A公司似乎認(rèn)為OA功能越全面強(qiáng)大，越有利于企業(yè)，越能達(dá)到精細(xì)管理的目標(biāo)。但實際上，在公司內(nèi)部環(huán)境尚未適應(yīng)OA化管理時，這樣做不僅無法規(guī)范企業(yè)管理，還有可能使公司管理陷入混亂。其實，OA的核心功能是公文流轉(zhuǎn)，一方面在挑選OA系統(tǒng)時應(yīng)著重測試這一功能；另一方面，在使用時應(yīng)率先啟用這一模塊而不要盲目地上馬所有模塊。目前市面上公文流轉(zhuǎn)功能較為強(qiáng)大的OA系統(tǒng)有35互聯(lián)的35OA、泛微協(xié)同辦公等。

　　案例二：IT經(jīng)理的職業(yè)危機(jī)

　　作為國際知名化妝品牌歐萊雅的供貨商，H化工進(jìn)出口公司的競爭力就在于其嚴(yán)密的成本控制體系。上半年，公司IT部門申請安裝了一套OA軟件，誰知該系統(tǒng)上馬后，各業(yè)務(wù)部門紛紛抱怨系統(tǒng)存在漏洞，問題百出，影響業(yè)務(wù)操作。結(jié)果不僅這套花費(fèi)十幾萬的OA系統(tǒng)被束之高閣，而且審計部還要求對采購環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)查，可憐的IT部經(jīng)理被推到了風(fēng)口浪尖。

　　點(diǎn)評：購買軟件版OA需要一次性付清全款，對企業(yè)的現(xiàn)金流壓力較大，而且一旦部署失敗，這筆投資就成為沉沒成本。H公司就屬于這種情況。其實現(xiàn)在有不少公司提供租用模式的OA產(chǎn)品，例如35互聯(lián)、Xtools等。采用租用模式不僅解決了資金和風(fēng)險問題，而且可以按需購買功能模塊和增刪用戶數(shù)，符合中小企業(yè)快速變化的特點(diǎn)。因此，專家建議，中小企業(yè)大多處于發(fā)展期，應(yīng)盡量采用租用模式的OA，以降低成本、提高靈活度。另外，在購買之前可以適當(dāng)進(jìn)行試用，不要僅聽銷售人員的一面之詞。

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